dilekc69@gmail.com
Günümüzde sözlü iletişimin yanı sıra yazılı iletişimi de çok sık kullanır olduk. Artık duygularımızı ve düşüncelerimizi iletirken mail, sosyal medya ve telefonda yazışmayı daha çok tercih etmeye başladık. Oysaki sözlü iletişimin yerini hala hiç bir şey tutmuyor. Yazılı iletişimde o anki duygu ve düşünceleri ölçmek ve algılamak çok mümkün olmadığı için birbirini yanlış anlama ihtimali daha yüksek. Karşılıklı iletişimde ise konuşurken kullandığımız ses tonu, beden dili, kendimizi daha iyi ve doğru ifade etmemizi sağlıyor.Bu nedenle eğer yüzyüze görüşme şansı varsa bu şekilde iletişim kurmak her zaman çok daha etkili olduğu için tercih edilmeli.
Sosyal medya ve telefondaki WhatsApp, Line gibi uygulamalarda kendimizi ifade ederken duygularımızı, düşüncelerimizi simgeler ve fotoğraflarla destekleyebilme şansımız olduğu için nispeten daha avantajlıyız. Ancak özellikle iş hayatında daha çok kullandığımız e-postada durum biraz daha farklı. Gün içinde pek çok e-posta gönderiyor ve alıyoruz. Peki e-postalarımızı hazırlarken genel kuralları ne kadar uyguluyoruz? Özellikle iş dünyasına yeni girecek genç arkadaşlarımıza yol gösterici olması için bu kuralları birarada hatırlatmanın faydalı olacağını düşünüyorum.
Her şeyden önce mail kimi ilgilendiriyorsa o kişi veya kişileri “To” bölümüne, konu ile ilgili doğrudan ilgili olmadığı halde bilgilendirme yapılması gereken kişi veya kişiler varsa onların mail adresi de “CC” bölümüne yazılmalı. Gerçekten konuyla ilgili olmayan kişilere mail atıp onların gereksiz zamanlarını almak, maili atan kişinin olumsuz algılanmasına ve bir süre sonra da o kişinin yolladığı gerçekten önemli olan maillerin de önemsenmemesine neden olacaktır.
Tüm e-postalarınızın sonunda mutlaka ad, soyad, unvan, iletişim bilgilerinizi ve şirketinizin logosunu içeren bir imzanız olmalı.Özellikle ilk defa yazışma yaptığınız kişi ve kurumlara tüm iletişim bilgilerini eksiksiz olarak göndermeye dikkat edin.
Mesajınızı yazmaya mutlaka “Merhaba, günaydın” gibi bir selamlaşma ile başlayıp, “İyi çalışmalar, iyi haftalar, saygılarımla” gibi iyi dileklerle bitirin.
E-postalarınızı hazırlarken “Konu/Subject” satırını mutlaka kullanın. Konu bölümüne yazılacak özet cümlenin, başlığın veya kelimenin, bütün metni temsil etme özelliği taşıması son derece önemlidir. Bu daha sonra geriye dönüp aynı maile tekrar ulaşmak istediğinizde size ve alıcıya kolaylık sağlayacaktır.
Anlatmak istediğiniz konuyu kısa ve öz bir şekilde yazın. Uzun cümle kullanmaktan çok mecbur kalınmadıkça kaçının. Özellikle iş dünyasında hız bu kadar önemliyken kimse uzun ve karmaşık yazıları çözmek için zaman harcamak istemez.
Size gelen e-postalara mutlaka cevap verin, eğer hemen cevap verecek durumda değilseniz daha sonra dönüş yapacağınızı yazılı olarak mutlaka bildirin.
Mesajlarınızda yüz ifade işaretlerini kullanmayın. Örneğin sizin son derece iyi niyetle yaptığınız bir gülümseme işareti karşı taraf tarafından alaycı bir ifade olarak algılanabilinlir. Ayrıca unutmamak gerekir ki e-posta sosyal medyaya göre daha ciddi bir platformdur. Özellikle iş yazışmalarınızda simge ve işaretleri kullanmamak sizin için daha uygun ve güvenli olacaktır.
Mümkün olduğunca kısaltmalar kullanmayın; “Tşk.” veya “İ.ç.” gibi. Unutmamak gerekir ki iş yaşamında bu tür kısaltmalar sizin ciddiyetsiz algılanmanıza neden olacaktır.
Herhangi bir cümlenin sonunda ünlem veya soru işareti gibi noktalama işaretlerini peşpeşe kullanmayın. Bu işaretler karşınızdaki kişinin sizi kızgın veya bağırarak konuştuğunuzu düşünmesine sebep olacak ve sizin olumsuz olarak algılanmanıza neden olacaktır.
Büyük harflerle yazmayın. Bu şekilde yazmanız karşınızdakinin bağırdığınızı ve kızgın olduğunuzu düşünmesine sebep olabilir. Mesajınızda önemli bir noktaya dikkat çekmek istiyorsanız altını çizerek veya o kısmı kalınlaştırarak öne çıkartabilirsiniz.
E-postanızı yazdığınız dil neyse baştan sona o dili kullanın. Örneğin Türkçe yazınızda yabancı dilde kelimeler kullanmak yanlış anlaşılmanıza sebep olabilir.
E-postanızı göndermeden önce mutlaka son bir kez okuyup yazım hatası yapıp yapmadığınıza dikkat edin. Ayrıca yazıyı bir kez daha okumak alıcının yerine kendinizi koyup empati kurmanıza, ifadede yanlışlarınız varsa göndermeden önce düzeltmenize fırsat verir.
Mail alıp cevaplayamayacağınız durumlarda mutlaka Outlook’taki “Ofis dışında” uygulamasını kullanın.
Maillerinizi doğru zamanda gönderin. Zamanında gönderilmeyen e-postanın değerinin azalacağını da unutmayın. Ayrıca posta kutunuza gelen tüm iletileri gözden geçirmeden bir iletiye cevap yazmaktan kaçının. Çünkü arada o konuyla ilgili yeni bir mail gelmiş olabilir.
E-postalardagenelde sorunları “ben”, diğer konuları “biz” öznesiyle ifade etmektercih edilmelidir. Nedeni belli olmayan, belirsiz durumlarda ise edilgen cümleler kurulabilinir.
E-posta metinlerinde, özellikle yurtdışına gönderilecekse Türkçe karakterlerin (ç, ğ, ı, ö, ş, ü, gözükmemesinden dolayı kullanılmaması daha uygun olacaktır.
E-postalarınızda ciddi ve resmi bir hitap şeklini tercih etmekte fayda var. İş yazışmalarında “Bey”, “Hanım” kelimeleri ile hitap etmek, cinsiyetini bilemediğiniz isimlerde ise “Sayın İsim Soyisim” şeklinde hitap kullanmayı tercih edin. İngilizce olarak da “Dear Name Surname” belirsiz durumları kurtaracak bir hitap olduğundan tercih edilmelidir.
Sonuç olarak, iletişim sektöründeki kişiler olarak bu kurallara en başta biz uymalıyız. Temsil ettiğimiz firmalarda da bu iletişim sürecinin doğru ve eksiksiz olarak tüm çalışanlar tarafından uygulanması için gerekli sistemleri oluşturmak ve kullanılmasını sağlamak bizim sorumluluklarımız arasında olmalı. Tüm bu süreç doğru bir şekilde kurulup, izlenirse iş yaşamında e-posta yoluyla gerçekleştirilen iletişim daha etkili sonuçlar elde etmeye ve daha sağlıklı iş ilişkileri kurmaya olanak sağlar.
