Uluslararası konuşmacıların davet edildiği bir kongredeyim. Soru cevap seansındayız. Konuşmacı soruyu cevaplamaktan öte salonda bizleri unutup soruyu soran katılımcıyla bir diyaloğa girdi. Durumdan sıkılan izleyici bizler de kendi aramızda sohbete daldık. Sonra diğer konuşmacının sırası geldi ve bir kapanış dahi yapılamadan konuşmacı sahneyi terk etti. Haliyle konuşmanın da konuşmacının etkisinden çaldı bu durum. Bana sorarsanız ziyan olmuş bir emek, ziyan olmuş zaman. Tam da b u yüzden çoğu zaman bu seansların sunumdan daha önemli olduğunu düşünürüm. Grup kendi arasında tartışmaya başlarsa ki bu genellikle siz tatmin edici bir cevap veremediğinizde olur, izleyicinizi kaybettiğiniz aşıkardır.
Bu hataya düşmemek için hazırlık aşamasında ve sunum sırasında izleyiciyi iyi anlamak, çok iyi analiz etmek önemli. Ben her sunum öncesinde hazırlığımı yaparken şu soruları sorarım kendime ve talep sahibine:
- Kimler katılıyor?
- Katılımcıları neye göre belirlediler?
- Kime rapor ederler ve karar verici ya da yönetici de dinleyiciler arasında olacak mı?
- Konuyu biliyorlar mı, daha önce bu konuyla tanışmışlar mı içeriğe ne kadar aşinalar?
- Bu duruma, konumunuza ya da gündeme bakış açıları nasıl, bir değişim bekleniyor mu ya da tepkileri biliniyor mu?
- Onlar ne öğrenmek ister, ben onlara ne katabilirim?
İster benim gibi kendi alanınızda bir konuşma yapmak üzere davet edilmiş olun isterseniz yeni üretilen bir otomobil lansmanında basını ağırlayan bir genel müdür ya da doktora tezini sunan bir akademisyen, izleyicinizi tanımanız sizin sunum başarınızı besleyen ana kaynaklardan biri.
Bir de tabi gelecek sorulara hazırlıklı olmak. Özellikle iddianıza karşı çıkan sorulara. Benim önerim sunumunuzu hazırladıktan sonra gelebilecek 3-4 soruyu seçin, bunlarla ilgili varsa tarih, yer ya da unutulabilecek her hangi bir rakamsal veri, hepsini kolayca bulacağınız bir yere not alın. Hatta gerekiyorsa ya da konumunuz izin veriyorsa teknik konulara hakim bir uzmanın da sizinle birlikte olmasını tavsiye ederim.
Özellikle sahnede bir sunum yapıyorsanız ve kalabalık bir kitleniz varsa bu önereceklerim size yardımcı olur.
- Beden dilinizin farkında olun, sunum bittikten sonra da hala sahnede olduğunuzu unutmadan açık bir beden dilini koruyun. Soru sorulduğu sırada soru sahibine odaklanın, not alarak ya da su içerek en kötüsü kurabiye yiyerek dinlemeyin. Mutlaka adını sorun.
- Soru bitene dek göz temasınızı koruyun. Hatta bence temsil ettiği kurum ya da departmanı da sorun.
- Soruyu cevap verirken diğer izleyicilerin duymamış olacağını varsayarak bir cümlede özetleyin.
- Bu esnada ve soruyu cevaplarken artık tüm izleyici grubu ile göz teması kurma vaktidir. Bu kısmı çok önemli bir sır. Neden derseniz, böylelikle teke tek diyalog kapısını kapamış, soruyu soran katılımcının sizinle tartışma ortamı yaratmasına da izin vermemiş olursunuz.
- Olabildiğince net kısa ve sade cevap verin. Yeni bir konuşma yapmayın. Bu da çok önemli, çok sık bu hataya düşülür.
- Soruların da aynı kısa ve netlikte olmasını hatırlatın ki onlar da konuşma yapmasınlar, olabildiğince kişi size ulaşabilsin.
- Bu netlikte bir cevabınız yoksa konuyu uzmanına bırakabilir ya da bu konuyu araştırıp cevaplamak üzere soru sahibinin iletişim bilgilerini isteyebilir ya da sosyal medyada paylaşacağınızı söyleyebilirsiniz. Zaman belirtmeniz inandırıcılığınız için önemli ve elbette zamanında bilgi paylaşımında bulunmanız da kritik bir nokta, aman atlamayın.
- Ve hiç kimse soru sormuyorsa belki sunum içinden sizce çarpıcı bir bölüme değinen bir soru ile siz açılışı yapabilirsiniz.
Kontrollü bir soru cevap seansı ardından enerjik bir kapanışla izleyicinizden ayrılmak da ilham veren konuşma için mühür anı diyebilirim. Anlattıklarınız içinde en önemli üç mesajınızı onları harekete geçirecek bir davette bulunarak heyecanı tetikleyebilirsiniz.
Haydi siz de diyeceksiniz kısaca. Ne mi diyeceksiniz? Aslında onların sizi neden dinlemeye geldiğini düşünürseniz bence cevabı ortada.
Sevgilerimle
Suna Kabadayı Instagram hesabına ulaşmak için lütfen tıklayın
Suna Kabadayı Facebook hesabına ulaşmak için lütfen tıklayın
