Gün içinde işleriniz bir türlü yağ gibi akmıyor mu? Ofiste kesonunuzun içinde ne olduğunu bile hatırlamıyor, makas gerekmese haftada bir kereden fazla çekmecenizi açmıyor musunuz? Birbiriyle konuşmayan ama birçok kişide yürüyen işler mi var? Ama nereye yürüyorlar haberiniz bile olmuyor mu? Yürütmeye çalıştığınız süreçlerin bir yerlere sürtünüp kaldığını ilerlemediğini mi düşünüyorsunuz? Bazı kişilere attığınız emaillere dönüş alamıyor, işi ilerletmek için yöneticisine mi ulaşıyorsunuz? Epostalarınız posta kutunuzda birikmiş, masaüstünüzde atıl dokümanlar yığılmış durumda mı? Ne düzenlemeye vaktiniz var ne de tüm bu işlere nereden başlayacağınızı bilmiyor musunuz? Pencereyi açın derin bir nefes alın, Yalınlaşmanızın zamanı çoktan gelmiş.
Yalın dönüşüm, son dönem şirketlerde trend konulardan biri. Benim bu konuya çözüm önerim “iletişim”. Mesela Yalın dönüşüm kapsamında önemli bir terim olan Gemba Analizi ile başlayalım. Nedir Gemba? Japoncada "gerçek bir yer" anlamına geliyor. İş hayatında, müşteri ile doğrudan etkileşim gibi düşünülebilir. Ya da sahada problemlerin tespit edilmesi. Gemba, önemli bir zaman kazanma taktiği. Gemba uygulamaları sonucunda çalışanlar problemleri kolayca fark ediyor, öneri düşünüyor, uyguluyor ve sonuçlandırıyor. Bu da masa başında oturarak günlerimizi harcayacağımız bir işe bambaşka ve çok hızlı bir çözüm getiriyor. Çünkü iletişime, etkileşime geçiyorsunuz. Derdi anlıyorsunuz, yüzyüze bakıyorsunuz ve çözüyorsunuz. Yaraya dokunmak gibi bir şey...
Yalın Dönüşüm konuşurken Aşırı Tüketim’den bahsetmemiz gerekir: Sizde bazen gerekenden fazla raporlama yaptığınızı düşünmüyor musunuz. İş yerinde vaktimizin çoğu doküman hazırlamakla geçiyor. Gereksiz raporlamalar ve bu raporlarda hiç okumayacak bilgiler için saatlerce vakit harcamak yalın bir eylem olmuyor. Raporlarda herhangi bir aksiyon, yorum çıkarılmayacak bilgiler hazırlamak için saatler harcamak aşırı tüketime giriyor. Bunun yerine yüzyüze kısa değerlendirme toplantıları ve aksiyon adımları belirlemek, gereksiz epostalar göndermektense telefon ile sormak ve işi yürütmek çok daha yalın ve iletişim odaklı bir yaklaşım.
Ofislerde yalın olmayan işlerin çoğu “fazladan işlem” yani ihtiyaç duyulmayan bilgi üretmek, gereğinden fazla detay hazırlamak... Bunun yerine eleştirel bir gözlük takıp, neyi, neden yaptığınızı yöneticinize sormakla başlarsanız birçok gereksiz rapordan ve dokümandan kurtulabilirsiniz. Ya da fazla ve gereksiz işlem yapmaktan kurtulur, daha verimli iş üretmeye odaklanabilirsiniz. Yine bunların temelinde de eksik iletişim temelli bir yaklaşım vardır. İletişime her kanaldan ve her şekilde açık olsak fazladan işlem yapmamıza sebep olacak durumlar oluşmaz ya da kısa sürede fark edilir fark edilmez engellenir.
İletişim yine her konuda olduğu gibi bu konuda da büyük önem taşıyor. Eğer iletişime açık olursanız çalışanların tüm yetenek ve tecrübelerini kullanabilir, işe aktarmalarına yardımcı olabilir, çalışanların görüş ve önerilerinden faydalanabilirsiniz.
Eğer iletişime açık olursanız işlerin elden ele dolaşmasına, yapılmasa da olacak katma değersiz işlerden haberdar olmamaya, aslında mevcut olan bir dokümanı “sil Baştan” oluşturmaya, eş zamanlı işleri paralel yapmaya, biriktirmeye, bekletmeye, itmeye ve yığınlara engel olursunuz.
Unutmayın şirketlerde kalitenin düşmesinin, işlerin gecikmesinin ve maliyetin artmasının önemli sebepleri; çalışanların birbiriyle konuşmaması, birbirine sormaması, birbiriyle paylaşmaması, ortak hedeflerinin olmaması, ortak önceliklerinin olmamasıdır.
Konuşun, iletişin ve yalınlaşın
